Offene Interviews zur Identifikation von Bedürfnissen und möglichen Lösungsideen

In einem innovativen und erprobten Vorgehen werden die Bedürfnisse, Probleme und Lösungsideen der Mitarbeiter abgefragt. Dazu werden 20-30 Mitarbeiter aus den Bereichen Pflege, Medizin und Verwaltung ausgewählt und mit ihnen in offenen Interviews (mit fotografischen Festhalten von Eindrücken sowie der Skizzierung von existierenden individuellen Lösungen) Probleme, Bedürfnisse und Lösungsideen im Kontext Wissensmanagement identifiziert. Die aufgenommenen Informationen werden in eine Access-Datenbank übertragen und dort anonymisiert aufbereitet.  Die Access-Datenbank ermöglicht die Bewertung und Einordnung der Informationen anhand vorgeschlagener und mit dem Management abgestimmter Kriterien. Weiterhin können organisationsspezifische Anforderungen berücksichtigt werden.

 
Das Ergebnis der Analyse ist eine Themenlandkarte – eine Empfehlung von Handlungsfeldern innerhalb der Organisation, die durch das Wissensmanagementprojekt abzudecken sind. Neben einer fundierten Analyse zu dem definierten Themengebiet „Wissensmanagement“ bekommt das Management zusätzlich wichtige Eindrücke aus der Organisation (Einstellungen, Meinungen, Ängste und Bedarfe innerhalb der Organisation).

Parallel hierzu findet die Bereitstellung der IT-Infrastruktur statt (Microsoft SharePoint Portal und Server im DATALOG SharePoint Starterpaket für die Gesundheitswirtschaft)
 

• Analyse der beim Kunden vorhandenen Infrastruktur
• Abstimmung mit der IT
• Definition der benötigten Hardware
• Installation & Konfiguration des SharePoint Server 2010 und der erforderlichen Dienste (Starterpaket)
• Test & Freigabe der Infrastruktur
• Coaching zur Bereitstellung von Inhalten auf der SharePoint-Plattform

Von handlungsfeldübergreifenden Szenarien zum funktionsfähigen Prototyp 

Auf Grundlage der empfohlenen Handlungsfelder werden Szenarien identifiziert, die innerhalb des Klinikunternehmens typische Situationen in der Zukunft und/ oder Geschäftsprozesse im Kontext Wissensmanagement darstellen. Die individuellen Lösungen der Mitarbeiter, ihre Bedürfnisse und Bedarfe sowie Probleme bilden den Aufsatzpunkt für die Entwicklung der Lösungsansätze zu den identifizierten Szenarien. Die entwickelten Lösungsansätze werden mit ausgewählten Mitarbeitern, den Key Usern, getestet. Zusätzliche Anforderungen können auf diese Weise frühzeitig berücksichtigt werden.

Testen mit den Key-Usern

Auf Basis des technischen und fachlichen Konzeptes als Ergebnis der Phase 2 werden in der Phase 3 die Lösungsansätze realisiert.
 

Die Umsetzung der Konzeptlösung wird mit den Mitarbeitern getestet. Ihr Feedback wird in der Feinkonzeptionierung berücksichtigt. Erst wenn die Konzeptlösung erfolgreich getestet wurde, wird sie über Informations- und Qualifizierungsmaßnahmen in das Gesamtunternehmen getragen. Das Ergebnis der Phase 3 bildet eine erfolgreich implementierte Wissensmanagement-Plattform, die die Anforderungen der Klinikmitarbeiter im Arbeitsalltag erfüllt.

Wir lassen Sie auch nach der Umsetzung nicht allein!

„Sind die Berater aus dem Haus, fangen die Probleme erst an“ Diesen Ausspruch haben wir oft gehört, bis Kunden das erste Mal mit uns gearbeitet haben. Uns ist es wichtig das Klinikunternehmen mit einer implementierten Lösung nicht alleine zu lassen. Wir verstehen unseren Ansatz darin, Ihnen als Partner mit unserer nachgewiesenen IT-Fachkompetenz und mit unserem Beratungs-Know-how zur Verfügung zu stehen. Deshalb kommen wir im Turnus von ca. 2 Jahren wieder in Unternehmen und fragen erneut Bedürfnisse, Probleme und Lösungsideen ab. Insbesondere die sich ständig verändernden externen Rahmenbedingungen können so frühzeitig berücksichtigt werden.
 

Im Gegensatz zu bisherigen rein IT-basierten Wissensmanagementlösungen ist der Planungs- und Umsetzungsansatz der DATALOG von vornherein auf einen größtmöglichen „Erfolg“ des Mitarbeiterportals ausgerichtet. Es geht nicht um ein reines Implementieren eines Intranets in der Klinik – eine bisher oftmals alleine von der IT und der Klinikleitung ausgeklügelte Lösung.

Die Mitarbeiter werden im Sinne eines systematischen Change-Managements von Anfang an in die Umsetzung der Wissensmanagement-Lösung Ihrer Klinik eingebunden . Frühzeitige Information schafft eine hohe Transparenz und bewirkt eine hohe Bereitschaft der Mitarbeiter motiviert an der Realisierung der Lösung mitzuwirken. Befürchtungen und Ängste im Zusammenhang mit Veränderungen entstehen so erst gar nicht oder werden schnell abgebaut.

 
Die Analyse der Bedürfnisse, Probleme und individuellen Lösungsideen der Mitarbeiter bewirkt, dass die für den Mitarbeiter im Arbeitsalltag wichtigen Themen betrachtet werden und sich der Mitarbeiter mit seinen Ideen in der Lösung wiederfindet.  Der Test der Lösungskonzepte stellt ebenfalls sicher, dass eine Lösung realisiert wird, die den Mitarbeitern eine Entlastung im Arbeitsalltag ermöglicht und von Ihnen akzeptiert und motiviert genutzt wird Die Mitarbeiterzufriedenheit wird hierdurch massiv gesteigert – im Wettbewerb um Fachkräfte kommt das Unternehmen mit dieser Lösung einen großen Schritt nach vorn.

Die Erfolgsfaktoren im Überblick

• Einordnung des Projektes als Chefsache
• Kein Big Bang
• Frühe Einbindung der Mitarbeiter
• Etablieren von Key Usern
• Sicherstellung einer optimalen Akzeptanz
• Realisierung mit dem richtigen Partner