Modernste Technologie

Das Vertragsmanagement System ist zu 100% in den Microsoft SharePoint Server integriert und kommt weitgehend mit internen Ressourcen aus.

Rollenbasierte Workflows unterstützen beim Durchlauf der Standardprozesse aus dem Vertragsmanagement, Vertragserstellung und -Genehmigung (Vertragsbewirtschaftung, Inventarisierung und Lagerung, Controlling, Leistungsstörung, Change Management) und Vertragsbeendigung (Auflösungsverträgen, Vertragsbeendigung, Folgeverträge).

Die Konfiguration der Workflows wurde mit dem "best in class" Produkt Nintex realisiert, das sich durch enorme Anwenderfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit auszeichnet.

Alle Module, Masken und Abläufe sind flexibel und einfach durch Sie veränderbar.

Möglichkeit der Anbindung an vorhandene Kernsysteme für weiter gehende Vertragsbewirtschaftung.

Funktionsumfang

Eine Übersicht und Suchmöglichkeit über alle Unternehmensverträge erhalten Sie über die zentrale Einstiegsseite, den ContractView. Diese Ansicht ist nicht rollenbezogen, sondern bietet die Möglichkeit, über Suchfelder mit Auswahllisten die gesuchten Verträge einzugrenzen. Damit kann jeder berechtigte Nutzer die für ihn wichtigen Dokumente und Informationen schnell und einfach finden. Der angemeldete Benutzer erhält zudem eine Aktionsliste mit ihm zugeordneten Aufgaben, wie "Neuen Vertrag anlegen", "Übersicht meine Verträge" oder "Meine offenen Verträge". Für spezielle Rollen, wie das Finanzcontrolling, stehen Links zu besonderen Ansichten und Berichten zur Verfügung. Dieses aufgabenbezogene Vorgehen erleichtert dem gelegentlichen Anwender den Umgang mit dem System und stellt sicher, dass alle Aufgaben zielstrebig und schnell erfüllt werden können. Die über diese Links zu erreichenden Unterseiten /-sichten zeigen die jeweiligen Verträge und deren Merkmale rollenbezogen an, so dass der Nutzer nur die für Ihn wichtigen Informationen zur Verfügung gestellt bekommt. Die Anwender die mit den Hauptrollen des Vertragsmanagements Vertragsverwalter, Vertragsverantwortlicher, Entscheider, Rechtsabteilung) betraut sind, werden über den Outlook-basierten Workflow geführt, erhalten die zu erfüllenden Aufgaben über Mails zugestellt und können die jeweiligen Bereiche des Systems über die in der E-Mail enthaltenen Links einfach und schnell erreichen. Damit ist ein Abarbeiten der Kernaufgaben im Vertragsmanagement möglich, ohne im System selbst Verträge oder Aufgaben suchen zu müssen. Das enthaltene Frühwarnsystem überprüft und überwacht im Hintergrund Status und Ereignisse des Vertragsmanagement-Systems. Hierzu kann der Anwender beliebige Wiedervorlagetermine für seine Verträge definieren. Zudem errechnet sich das System wichtige Termine aus der Laufzeit und den Kündigungsfristen der Verträge. Allgemeingültige Verträge und Dokumente, wie AGBs, Patientenverfügung, Richtline zur IT Nutzung o.ä. können über DirectView Fenster in allen Teamsites/Bereichen Ihres Sharepoint Intranets angezeigt werden.